Ņemot vērā situācijas attīstību ar koronavīrusa Covid-19 pandēmiju pasaulē, Jaunatnes starptautisko programmu aģentūras (JSPA) Projektu vadības un uzraudzības daļa ir apkopojusi  atbildes uz desmit biežāk uzdotajiem projektu īstenotāju un jauniešu jautājumiem par “Erasmus+: Jaunatne darbībā” un “Eiropas Solidaritātes korpuss” aktivitātēm pandēmijas laikā.

 

1.  Vai šobrīd drīkst īstenot projekta aktivitātes klātienē?

JSPA iesaka sekot Slimību profilakses un kontroles centra norādījumiem un valdības pieņemtajiem lēmumiem.

JSPA iesaka izvērtēt iespēju pārcelt aktivitātes norisi uz vēlāku laiku vai organizēt to attālināti.

 

        2. Kā var pārcelt aktivitātes norisi uz vēlāku laiku un kā to saskaņot ar JSPA?

Lūgums rīkoties savlaicīgi un sazināties ar savu projektu koordinatoru! Visas izmaiņas par aktivitāšu norisi var saskaņot e-pasta sarakstes veidā.

 

        3. Kā rīkoties, ja pasākumus nevar organizēt attālināti un projekta beigu datums tuvojas, bet visas aktivitātes Covid 19 dēļ nav īstenotas?

COVID-19 pandēmijas dēļ projekta termiņu ir iespējams pagarināt par papildu 12 mēnešiem, kopumā nepārsniedzot 36 mēnešus (24 mēnešus solidaritātes projektos). Projekta pagarināšanai nepieciešams iesūtīt likumiskā pārstāvja parakstītu iesniegumu par projekta pagarināšanu, norādot vēlamo pagarinājuma termiņu mēnešos.

 

        4. Vai Jaunatnes dialoga projektā sākotnēji iecerēto starptautiska līmeņa aktivitāti var organizēt tikai vietējā līmenī, ņemot vērā šībrīža ceļošanas ierobežojumus?

Drīzāk nē. Katra projekta gadījums, protams, jāvērtē atsevišķi, taču projekts saturiski īstenojams atbilstoši tam, kā tas aprakstīts projekta pieteikumā. Katrai ieplānotajai aktivitātei ir būtiska nozīme projekta mērķa sasniegšanā, un starptautiska līmeņa pasākums pēc savas būtības paredz citus nosacījumus, nekā tas ir vietējā līmeņa aktivitātē. JSPA iesaka pārcelt aktivitātes uz vēlāku laiku un īstenot tās klātienē atbilstoši sākotnēji iecerētajam vai starptautiskā līmeņa aktivitātes īstenot attālināti.

 

        5. Vai var rīkot jauniešu apmaiņu/jaunatnes darbinieku mobilitāti, ja dažas no dalībvalstīm pieslēdzas attālināti?.

Nē. Jauniešu apmaiņa var notikt vai nu klātienē, vai attālināti. JSPA iesaka pārcelt aktivitātes uz vēlāku laiku un īstenot tās klātienē atbilstoši sākotnēji iecerētajam. Izņēmuma gadījumā jauniešu apmaiņu/ jaunatnes darbinieku mobilitāti  var īstenot attālināti, bet jāņem vērā, ka attiecināmais finansējums tiks samazināts.

 

        6. Vai Brīvprātīgā darba projektā aktivitātes laikā var attiecināt laiku, ko brīvprātīgais ir pavadījis pašizolācijā pēc ierašanās Latvijā?

Jā. Nodrošinot aktivitāšu, kas saistītas ar projekta mērķu sasniegšanu, īstenošanu, pašizolācijas periodu var ieskaitīt aktivitātes norises laikā.

 

        7. Kā rīkoties, ja Solidaritātes projektā bija paredzēti līdzekļi telpu īrei, bet pasākumiem notiekot attālināti, līdzekļi no budžeta pozīcijas “Projekta vadības izmaksas” paliek pāri?

Visu finansējumu jāizlieto projekta mērķa sasniegšanai. Atlikušo finansējumu var izmantot, piemēram, rezultātu izplatīšanas kativitātēm vai projekta redzamības nodrošināšanai.

        8. Vai līguma papildinājums nozīmē, ka būs obligāti jāorganizē virtuālās aktivitātes?

Nē. Līguma papildinājums saistībā ar COVID-19 ir izveidots kā papildu līguma nosacījums, kas pieļauj, ka nepieciešamības gadījumā klātienes aktivitātes varēs aizstāt ar virtuālajām. Jebkuras izmaiņas projektā ir jāsaskaņo ar JSPA. JSPA  vispirms iesaka pārcelt aktivitātes uz vēlāku laiku un īstenot tās klātienē atbilstoši sākotnēji iecerētajam. Izņēmuma gadījumā aktivitātes var īstenot attālināti, bet jāņem vērā, ka attiecināmais finansējums tiks samazināts.

 

        9. Kā rīkoties, ja biļetes jau ir nopirktas, bet projekta aktivitātes nākas pārcelt COVID-19 dēļ?

Šādā gadījumā vispirms ir jāsazinās ar aviokompāniju un jānoskaidro, vai ir iespējams atgūt naudu par neizmantotajām biļetēm. Ja aviokompānija atsaka, jālūdz tai rakstisks apliecinājums, ka izlietotie līdzekļi netiks atgriezti. Šis apliecinājums (var būt e-pasta sarakste) kopā ar organizācijas likumiskā pārstāvja parakstītu iesniegumu, kurā lūdz JSPA attiecināt iegādāto biļešu izmaksas un apliecina, ka iztērētie līdzekļi nav atgūti citā veidā (aviokompānija, apdrošināšana utt.), un aviobiļešu, rēķinu un valsts kases konta izraksta  kopijām iesniedz JSPA.

JSPA atgādina, ka katrs gadījums tiek skatīts individuāli. JSPA aicina neiegādāties ceļošanas biļetes, ja pastāv risks, ka ceļojumu būs jāpārceļ, vai arī iegādāties biļetes, kurās ir paredzēta datumu un personas datu maiņa.

 

        10. Vai no projektam piešķirtā finansējuma ir iespējams segt videokonferenču rīku licences iegādes izmaksas?

Jā. Šīs izmaksas var segt no budžeta pozīcijas “Organizatoriskais atbalsts”.

 

Ja rodas jautājumi par projekta īstenošanu, sazinies ar atbildīgo JSPA projekta koordinatoru (pa tālruni vai e-pastā), lai  noskaidrotu, kā rīkoties