Projekta īstenošana

EBD pasākuma sagatavošanas posms (no projekta apstiprināšanas brīža līdz brīvprātīgā ierašanās brīdim)
   

———Nosūtītājorganizācijai jānodrošina brīvprātīgajam piemērotu sagatavošanu pirms aizbraukšanas saskaņā ar brīvprātīgā individuālajām vajadzībām un mācīšanās iespējām un saskaņā ar Eiropas Komisijas dokumentu "Brīvprātīgo apmācības: Vadlīnijas un minimālie kvalitātes standarti". Nosūtītājorganizācijai ir jāiepazīstina brīvprātīgais ar atbalsta materiālu (Info Kit)

1) Welcome letter (angļu valodā)

2) What to expect from EVS (angļu valodā)

3) Youthpass in EVS (angļu valodā)

4) EVS Insurance Plan Volunteer's Guide (angļu valodā) (citās valodās pieejams šeit: http://global.msh-intl.com/index.php?option=com_content&view=article&id=93&lang=en)

     Pirms brīvprātīgā došanās EBD, kādai no organizācijām ir obligāti jāaizpilda apdrošināšanas polises pieteikums brīvprātīgā aprošināšanai (bez maksas). http://www.jaunatne.gov.lv/lv/jaunatne-darbiba/eiropas-brivpratigais-dar... (sadaļa "Dokumenti")
     Gadījumā, ja brīvprātīgais projekta iesniegšanas brīdī nebija zināms, tad vēlākais 6 nedēļas pirms tā EBD sākuma datuma, uz aģentūru jānosūta projekta iesnieguma pielikums "Detalizēta informācija par brīvprātīgo (iem)".
     Atgādinām, ka brīvprātīgajam darbam, kas ir ilgāks par 2 mēnešiem, ir jāsākas mēneša sākumā (t.i. mēneša pirmo septiņu dienu laikā), līdz ar to brīvprātīgajam jāiebrauc līdz mēneša 7 datumam.
     Par visām izmaiņām projektā savlaicīgi rakstveidā jāinformē aģentūra un vēlamās izmaiņas obligāti iepriekš jāsaskaņo! (piem., ja brīvprātīgais projektu tomēr neuzsāks saskaņā ar projekta iesniegumā minēto datumu; vai kādu iemeslu dēļ projektā plānotais brīvprātīgais projektā nepiedalīsies un varbūt ir atrasts cits brīvprātigais u.c.).
EBD pasākuma īstenošanas posms (no brīvprātīgā ierašanās brīža līdz tā došanās mājās)
     Uzņēmējorganizācijai jānodrošina brīvprātīgā un viņa mentora dalība Iebraukšanas apmācībās, kā arī brīvprātīgajiem, kuru EBD pasākuma ilgums ir ilgāks par 6 mēnešiem, to dalība Vidustermiņa izvērtēšanas tikšanās pasākumā, ko organizē aģentūra.
     Atgādinām, ka uzņēmējorganizācijai ir jānodrošina brīvprātīgajam pilna laika brīvprātīgais darbs, brīvprātīgo uzdevumiem, cik iespējams, jāatspoguļo brīvprātīgo personīgās spējas, vēlmes un mācīšanās gaidas. Brīvprātīgie nevar veikt algotu darbinieku pienākumus. Rutīnas darbi jāsamazina līdz minimumam. Brīvprātīgo uzdevumos jāiekļauj saskarsme ar vietējo sabiedrību. EBD brīvprātīgie nevar veikt uzdevumus, kas kalpo cita EBD projekta atbalstam (piemēram, brīvprātīgie nevar būt atbildīgi par projekta vadību vai brīvprātīgo atlasi un apmācību).
     Mentoram kopā ar brīvprātīgo jāizveido brīvprātīgā mācīšanās plāns.
     Uzņēmējorganizācijai jāsniedz katram brīvprātīgajam personīgais, ar mācīšanās/Youthpass procesu, veicamajiem uzdevumiem un administratīvais atbalsts, kā arī jānodrošina valodas apmācības.
     Brīvprātīgajam katru mēnesi saņemot kabatas naudu par tās saņemšanu ir jāparakstās gala atskaites pielikumā "Brīvprātīgo kabatas nauda"
     Par visām izmaiņām projektā savlaicīgi rakstveidā jāinformē aģentūra un tās iepriekš jāsaskaņo! Jo īpaši, ja: brīvprātīgais projektu uzsāka vēlāk un vēlas pabeigt vēlāk; ja projektā mainās mentors; ja brīvprātīgais projektu vēlas pārtraukt ātrāk u.c.)
     Uzņēmējorganizācijai ir jāpiešķir brīvprātīgajam 2 papildus atpūtas (darba)dienas par katru nostrādāto EBD pasākuma mēnesi.
     Visas projekta izmaksas jāapmaksā no finanšu līgumā norādītā projekta konta!
     Visām izmaksām jārodas projekta laikā un visi izdevumi projekta iesniedzējam ir jāapmaksā projekta laikā, vai izņēmuma gadījumos – līdz gala atskaites iesniegšanas brīdim! (Rēķins par dažādiem pakalpojumiem (piemēram, uzturēšanās, ēdināšana, transports, utt.) vai materiāliem, kas paredzēti projekta nodrošināšanai var tikt izrakstīts un apmaksāts pirms vai pēc projekta ar nosacījumu, ka pakalpojumu sniegšanas vai preču saņemšanas laiks ir līgumā noteiktais izmaksu atbilstības periods un izmaksas nav radušās pirms projekta iesniegšanas datuma).
     Un vēlreiz - Par visām izmaiņām projektā savlaicīgi rakstveidā jāinformē aģentūra un tās iepriekš jāsaskaņo! Jo īpaši, ja: ir vēlme apmaksāt citas Projekta rezultātu izplatīšanas pasākumu izmaksas, Vīzas, ar vīzas izgatavošanu saistītās izmaksas, vakcinācijas izmaksas un Ārkārtas izmaksas, nekā tās, kas bija paredzētas projekta iesniegumā; Ja kādā no budžeta pozīcijām, kas nav aprēķinātas saskaņā ar vienotajām likmēm vai vienības izmaksām, ir nepieciešams vairāk līdzekļu/iztērēts vairāk nekā piešķirts finanšu līgumā, un kādā no tām iztērēts mazāk, tad projekta laikā rakstiski saskaņojot ar aģentūru ir iespējams 10% ietvaros veikt pārcēlumu starp iepriekš minētajām budžeta pozīcijām, ja šāda izdevumu pielāgošana neskar Projekta īstenošanu. Ja ir nepieciešams pārcēlums, kas ir lielāks par 10%, ir jāveic Līguma grozījumi. (P.S. Reālās izmaksas katras budžeta pozīcijas iekšienē (piemēram, „Ceļa izmaksas” dažādu valstu brīvprātīgajiem) savā starpā var variēt, cik nepieciešams. Piemēram, ja  brīvprātīgais A uz projektu atbrauc par 50,- EUR lētāk nekā bija plānots, bet brīvprātīgajam B biļetes maksā par 70,00 EUR dārgāk nekā plānots, tad brīvprātīgā B ceļa izmaksas var būt par 50,00 EUR lielākas uz brīvprātīgā A ietaupītās naudas rēķina, bet atlikušie 20,00EUR jāfinansē kādam citam. Galvenais nepārsniegt kopējā budžeta pozīcijā „Ceļa izmaksas” piešķirtā finansējuma lielumu.)
     Visu izmaksu konvertācija eiro ir jāveic atbilstoši Latvijas Bankas noteiktajam kursam 1 EUR – 0,702804 LVL
   

 Valūtas konvertācija par izmaksām, kuras nav segtas latos vai eiro, notiek, sākotnēji šīs izmaksas konvertējot latos, atbilstoši Latvijas Bankas noteiktajam kursam:
* 2009., 2010., 2011.gada projektiem – saimnieciskā darījuma dienā (attiecīgi dienā, kad projekta finansējuma saņēmējs veic apmaksu par konkrēto preci vai pakalpojumu, bet pēc tam veicot konvertāciju no latiem uz eiro, saskaņā ar iepriekšminēto;
*2012.gada projektiem – pēc tās dienas kursa, kad aģentūra ir veikusi priekšfinansējuma maksājumu projektam, bet pēc tam veicot konvertāciju no latiem uz eiro, saskaņā ar iepriekšminēto;

     Valūtas konvertācija par izmaksām, kuras nav segtas latos vai eiro, notiek, sākotnēji šīs izmaksas konvertējot latos, atbilstoši Latvijas Bankas noteiktajam kursam:Valūtas konvertācija valūtai, kuru nekotē Latvijas Banka un mājas lapā nepublicē, ir jāizmanto Latvijas Bankas metodoloģija ārvalstu valūtu kursu aprēķināšanai attiecībā pret latu http://www.bank.lv/monetara-politika/nekoteto-valutu-kursu-aprekinasana:
* 2009., 2010., 2011.gada projektiem - saimnieciskā darījuma dienā (attiecīgi dienā, kad projekta finansējuma saņēmējs veic apmaksu par konkrēto preci vai pakalpojumu. Par izdevumiem, kas radušies brīvdienās, ir jāpiemēro pirms brīvdienām esošās piektdienas valūtas kurss.
* 2012.gada projektiem - pēc tās dienas kursa, kad aģentūra ir veikusi priekšfinansējuma maksājumu projektam.o 2012.gada projektiem – pēc tās dienas kursa, kad aģentūra ir veikusi priekšfinansējuma maksājumu projektam, bet pēc tam veicot konvertāciju no latiem uz eiro, saskaņā ar iepriekšminēto;    
     Visā komunikācijā vai publikācijās neatkarīgi no to veida vai izmantotā plašsaziņas līdzekļa, tostarp internetā, vai saistībā ar aktivitātēm, kuru realizēšanai finansējums tiek izlietots, kā arī uz visiem projekta rezultātu izplatīšanai domātajiem materiāliem skaidri jānorāda uz Eiropas Savienības atbalstu, programmu "Jaunatne darbībā" un jālieto oficiālais programmas "Jaunatne darbībā" logo. 
     Brīvprātīgajiem, tuvojoties EBD pasākuma beigām, jāaizpilda un jāparaksta gala atskaites pielikums "Brīvprātīgā atskaite"
     Ieteicams, tuvojoties EBD pasākuma beigām, brīvprātīgajiem kopā ar mentoru aizpildīt un parakstīt Jaunatnes pasi/YouthPass.
Projekta rezultātu izplatīšanas/projekta izvērtēšanas posms (no brīvprātīgā EBD pasākuma  beigu posma līdz projekta beigām)
     Visām projektā iesaistītajām pusēm jāveic projekta gala izvērtēšana,  lai veicinātu projekta un tā rezultātu ilgtspēju, lai izvērtētu, vai projekta mērķi ir sasniegti un tas atbilda partnerorganizāciju un brīvprātīgo gaidām.
     Vēlams turpināt projektu redzamības pasākumus un īstenot projekta rezultātu izmantošanas un izplatīšanas pasākumus, kas koncentrējas vairāk uz konkrētā projekta rezultātiem, nevis uz pašu EBD. Konkrētāk, EBD rezultātu izplatīšanas un izmantošanas pasākumi var būt brīvprātīgā darba laikā gūtās pieredzes pārnese.
     Visā komunikācijā vai publikācijās neatkarīgi no to veida vai izmantotā plašsaziņas līdzekļa, tostarp internetā, vai saistībā ar aktivitātēm, kuru realizēšanai finansējums tiek izlietots, kā arī uz visiem projekta rezultātu izplatīšanai domātajiem materiāliem skaidri jānorāda uz Eiropas Savienības atbalstu, programmu "Jaunatne darbībā" un jālieto oficiālais programmas "Jaunatne darbībā" logo.
     Par visām izmaiņām projektā savlaicīgi rakstveidā jāinformē aģentūra un tās jāsaskaņo! Jo īpaši, ja: ir nepieciešams pagarināt projekta/attiecināmo izmaksu perioda beigu datumu.
2 mēnešu laikā pēc Finanšu līguma I.2.2.punktā noteiktā projekta beigu datuma projekta īstenotājam aģentūrā jāiesniedz Gala atskaite.